La aplicación y utilización de la metodología del ciclo de ingreso es una opción accesible y potencialmente productiva para la solidez fiscal y eficiencia de cobros de los hospitales y otros centros de salud.
Luis Felipe Martínez Villafañe, de MBA Health Business Solutions junto a Leslie Padín Rosario, BSN de RHIA Infinity HIM Consulting son expertos en el tema y presentaron las ventajas y protecciones que ofrece este sistema durante la Convención Anual de la Asociación de Hospitales de Puerto Rico.
Describieron esta metodología como “la integración de todos los procesos que están involucrados en la administración de los servicios de un proveedor, de forma tal que provean eficiencia que garantice cumplimiento y el pago por los servicios brindados”. Afirmaron que “el ciclo de ingresos no es opcional, es requerido”.
Resaltaron como elemento clave en este proceso la documentación de diagnóstico. Su manejo correcto, indican, permite justificar la necesidad del tratamiento, la aprobación de estudios o tratamientos adecuados para la condición del paciente, reducir las denegaciones y evidenciar la calidad del tratamiento ofrecido al paciente. “La documentación de diagnósticos es la base de los modelos de pago”.
Explicaron el mismo utilizando el sistema ABC, para referirse en inglés a ‘Admissions’, ‘Billing’, y ‘Collecting’. Sobre esa primera fase recalcaron que el personal de Admisiones y Registro debe ser uno altamente preparado y conocedor de facturación. Es en esta área donde se determina la elegibilidad, se coordinan los beneficios, los referidos, las preautorizaciones, se verifican las cubiertas y los deducibles.
En cuanto a la segunda fase, la facturación, dijeron que supone o exige corrección en la codificación médica, lo que describieron como el ‘National Coverage Determination’ (NCD) y ‘Local Coverage Determination’ (LCD). Aquí se trabaja también con modificadores, lugares de servicio, envío de facturas, confirmación de recibos de envíos manuales y electrónicos, y con las reclamaciones no procesables.
Finalmente, en la fase de cobro se advierte que “las denegaciones comienzan aquí”. Las razones principales, según dijeron, están en el registro del paciente y su elegibilidad, y la falta o invalidez de información en la reclamación. Esta área es la responsable de la reconciliación de cuentas, el manejo de reclamaciones y de las auditorías.
Para su éxito, este sistema necesita la creación de un ‘comité de ciclo de ingreso’ en las instituciones. Este comité sería responsable y estaría a cargo del manejo de situaciones que afecten las finanzas, de aumentar eficiencia en los procesos, de dar a conocer la importancia de todos los departamentos en la institución, de resolver cualquier situación que atrase los pagos, y de estar al día con los comunicados y asuntos importantes de las aseguradoras.
El mismo deberá estar integrado por los departamentos Registro/Admisiones, Enfermería, Sala de Emergencia, Trabajo Social, Facturación, Manejo de Información/ Récord Médico, Utilización, el director médico, el director de Finanzas y el director ejecutivo.
Cada una de esas personas y departamentos tienen una función que desempeñar para alcanzar el objetivo de obtener el cobro adecuado por los servicios prestados.
Advirtieron que las implicaciones de carecer de estos sistemas incluyen situaciones como el desconocimiento de los procesos en Finanzas con las aseguradoras y un alto porcentaje de denegaciones por estadías prolongadas y admisiones sin justificación de servicios, entre otros.
Los conferenciantes concluyeron con sus recomendaciones a estas instituciones. Específicamente recomendaron fortalecer todos los componentes en recursos, promover de forma continua la comunicación efectiva, promover el desarrollo personal y profesional del talento humano y mantener una mentalidad de cobro responsable en todos los procesos.
